Bestanden delen in de cloud
Herken je dit?
Je wil een bestand of map delen met een collega, klant of deelnemer. Maar je twijfelt: mag die persoon het bestand bewerken? Kan die het doorsturen? En wat als je niet wil dat het gedownload wordt?
In OneDrive, SharePoint of Teams kan je bestanden en mappen delen met anderen, maar het is belangrijk dat je de juiste instellingen kiest. Zo behoud je controle over wie wat kan doen met jouw gedeelde inhoud.
Hoe doe je dit?
1 Deel jouw document die in OneDrive (persoonlijk) of SharePoint/Teams (voor samenwerking) staat.
2 Open met het tandwiel de instellingen van het delen.
Tip 1: Kies voor “Specifieke personen”
Wanneer je een bestand deelt, kies in de eerste keuzelijst voor “Specifieke personen”.
Zo kunnen alleen de personen die jij aanduidt de link openen.
Kies je voor “Iedereen met de koppeling”, dan kan die link vrij doorgestuurd worden en iedereen die hem ontvangt, kan het bestand openen.
Tip 2: Stel machtigingen bewust in
Denk goed na: mag de ontvanger het bestand bewerken of enkel bekijken?
- Kies voor "Kan bewerken" om volledig samen te werken in het bestand.
- Kies “Alleen weergeven” als je wilt dat het bestand niet aangepast wordt. Hierbij kan je de keuze maken of de personen wel opmerkingen kunnen toevoegen of niets kunnen toevoegen.
- Je kan zelfs het downloaden blokkeren, zodat het bestand enkel online geraadpleegd kan worden.
Tip 3: Zorg voor eventuele extra beveiliging
- Voeg een vervaldatum toe aan je link zodat de deling automatisch stopt na een bepaalde periode. Zo hoef jij niet in de gaten te houden wat nog gedeeld staat en wat niet.
- Stel een wachtwoord in voor externe toegang.
Waarom is dit handig?
- Je behoudt controle over je gedeelde bestanden.
- Je voorkomt dat gevoelige info zomaar verspreid wordt.
- Je bepaalt zelf wie toegang krijgt en wat ze ermee mogen doen.
- Je werkt veiliger en professioneler in de cloud.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je deelt een offerte met een klant via OneDrive. Je wil dat de klant het document kan bekijken, maar niet bewerken of downloaden. Door te kiezen voor “Specifieke personen” en “Alleen weergeven” met downloadblokkering, weet je zeker dat de klant enkel kan lezen en dat het document niet zomaar verspreid wordt. Jij behoudt de controle.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.