Deel koppelingen als bijlage in jouw mail
Herken je dit?
Je wilt een document delen met collega’s en stuurt het als bijlage in een e-mail. Voor je het weet, circuleren er meerdere versies, iemand past iets aan en jij verliest het overzicht. Je mailbox loopt vol en je vraagt je af: welke versie is nu de juiste?
Je kan dit oplossen door een koppeling te delen in plaats van een bijlage toe te voegen. Zo werk je allemaal in één versie, met versiegeschiedenis en correcte rechten.
Hoe doe je dit?
1 Voeg een bijlage toe aan jouw mail. Als jouw bestand in de cloud staat, zal er gevraagd worden of je het document wenst te delen als koppeling of bijvoegen als kopie.
2 Kies "Koppeling delen".
Je verkrijgt een hyperlink in jouw mail.
3 Pas de rechten aan van jouw bestand zodat enkel de geadresseerden in jouw bestand kunnen.
- In de klassieke Outlook: RMK op de link en kiezen voor "Toegang beheren".
- In de nieuwe versie van Outlook: klik op de app-icoon voor de link en op de eerste instelling in de lijst.
4 Verander hier de rechten naar enkel "Geadresseerden van dit bericht". Zo zorg je ervoor dat enkel de personen naar wie je mailt toegang verkrijgen tot jouw document. Anderen die op één of andere manier toch de link verkrijgen, zullen deze niet kunnen openen.
5 Onderaan kan je kiezen of ze mogen werken of enkel lezen in jouw document.
Eventueel kan je ook een vervaldatum instellen zodat de deling automatisch stopt.
6 Klik op toepassen en verstuur jouw mail.
Waarom is dit handig?
- Geen mailboxstress door zware bijlagen.
- Altijd één actuele versie van het document.
- Versiebeheer en toegangsrechten onder controle.
- Efficiënter samenwerken, ook internationaal.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je werkt aan een presentatie met je team. In plaats van iedereen een bijlage te sturen, deel je een koppeling vanuit SharePoint. Iedereen werkt in hetzelfde document, wijzigingen worden automatisch opgeslagen en jij hoeft niet meer te puzzelen welke versie de laatste is. Resultaat: minder chaos, meer tijd voor inhoud.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.