Keuzelijst in Excel
Herken je dit?
Je maakt een Excelbestand waarin collega’s of deelnemers gegevens moeten invullen, vb. een status, een categorie of een ja/nee-keuze. Maar al snel merk je dat iedereen iets anders typt: “ja”, “JA”, “oké”, “in orde", enz. Resultaat? Je gegevens zijn niet consistent en je analyses worden onbetrouwbaar.
Gebruik hiervoor een keuzelijst in Excel. Daarmee bied je vooraf gedefinieerde opties aan in een dropdownmenu. Zo zorg je ervoor dat iedereen exact dezelfde waarden kiest, en voorkom je typfouten of variaties.
Hoe doe je dit?
- Typ ergens jouw brongegevens (mag op een ander werkblad zijn in jouw Excel-bestand).
- Selecteer nu de cel waar de keuzelijst moet komen.
- Ga naar het tabblad “Gegevens” en klik op “Gegevensvalidatie” onder de groep “Hulpmiddelen voor gegevens”.
- Onder het tabblad “Instellingen” kies je voor “Lijst” onder “Toestaan”.
- Bij “Bron” selecteer je het bereik van jouw brongegevens.
Als de cel leeg mag blijven, schakel je het selectievakje in naast “Lege cellen negeren”.
Schakel zeker het selectievakje “Vervolgkeuzelijst in cel” in. - Het tabblad “Invoerbericht” en “Foutmelding” mag je aanvullen.
“Invoerbericht”: om de gebruikers een melding te geven met uitleg over de keuzelijst.
“Foutmelding”: een bepaalde foutmelding laten verschijnen als de gebruiker een verkeerde waarde ingeeft. - Klik op “Ok”.
De gebruiker kan nu enkel waarden kiezen uit de keuzelijst waardoor de cel dus correct ingevuld zal worden.
Tip: Indien de brongegevens een dynamische tabel zijn, dan zal het bereik van de keuzelijst automatisch aangevuld worden indien de brongegevens uitgebreid worden.
Waarom is dit handig?
- Je voorkomt typfouten en variaties in spelling.
- Je maakt je gegevens betrouwbaar en analyseerbaar.
- Je verhoogt de gebruiksvriendelijkheid van je Excelbestand.
- Je bespaart tijd bij het filteren, sorteren en rapporteren.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je maakt een Excelbestand voor de opvolging van klantvragen. In de kolom “Status” wil je dat collega’s kiezen uit “Open”, “In behandeling” of “Afgehandeld”. Met een keuzelijst zorg je ervoor dat iedereen dezelfde termen gebruikt. Zo kan je later makkelijk filteren op alle openstaande vragen, zonder dat je eerst moet corrigeren of zoeken naar variaties.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.