Mails omzetten in taken ter opvolging
Herken je dit?
Je mailbox staat vol met berichten die je nog moet opvolgen. Je leest ze, denkt “dat doe ik straks”, en voor je het weet, ben je het vergeten. Het overzicht verdwijnt en belangrijke acties blijven liggen.
Met Microsoft To Do kan je rechtstreeks vanuit Outlook een mail omzetten in een taak. Zo verlies je geen opvolging meer.
Hoe doe je dit?
Je kan een "Vlag" toevoegen aan jouw mail (met of zonder einddatum)
OF
Je kan met jouw rechtermuisknop een taak maken van jouw mail, zonder dat er een "Vlag" hangt aan jouw mail.
Als je een "Vlag" hebt toegewezen aan jouw mail, komt deze mail te staan onder de takenlijst "E-mail met vlag".
- Hier kan je jouw taak meer gaan specifiëren met een herinnering of einddatum.
- Je hebt een link naar het mailbericht in de taak.
- Je kan jouw taak ook gaan verplaatsen naar een andere lijst binnen jouw To Do. Zo zorg je dat gemeenschappelijke taken bij elkaar gegroepeerd worden. De werking blijft hetzelfde.
- Als je jouw taak voltooit in To Do, voltooi je deze ook in Outlook (krijg je een "vinkje" ipv een "Vlag"), of omgekeerd gaat ook.
- Als je jouw taak verwijdert, zal jouw vlag verwijderd worden in Outlook. Of als je jouw "Vlag" verwijdert in Outlook, verdwijnt de taak in jouw To Do.
Als je rechtstreeks een taak maakt van jouw mail (zonder "Vlag"), dan krijg je rechts een extra venster in Outlook dat jouw mail toegevoegd werd aan de recent geopende takenlijst.
- Je kan jouw taak eventueel verplaatsen naar een andere lijst via de rechtermuisknop.
- Zo wordt jouw mail als taak opgenomen in de aangeduide lijst van To Do.
- Je hebt een link naar het mailbericht in de taak.
- Als je de taak voltooit of verwijdert, blijf je de mail behouden (zonder "vinkje") in jouw mailbox.
Waarom is dit handig?
- Je houdt overzicht over wat nog moet gebeuren.
- Je werkt vanuit één centrale takenlijst.
- Je voorkomt dat belangrijke mails verloren gaan in je inbox.
- Je bespaart tijd en stress.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je krijgt een mail met een vraag die je niet meteen kan beantwoorden. In plaats van hem te laten staan in je inbox, voeg je hem toe aan Taken of markeer je hem met een vlag. Zo verschijnt hij in je To Do-lijst en weet je zeker dat je hem niet vergeet. Jij bepaalt wanneer je hem oppakt, zonder mailboxchaos.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.