Snel standaardmails opstellen met bouwstenen
Herken je dit?
Je schrijft vaak gelijkaardige e-mails: een bevestiging, een uitleg over je aanbod, een antwoord op een veelgestelde vraag, een veelvoorkomende alinea met bepaalde info, enz. Telkens typ je dezelfde zinnen opnieuw. Dat kost tijd en je mist soms een stukje.
Gebruik hiervoor in Outlook de functie Snelonderdelen of My Templates om veelvoorkomende stukjes tekst op te slaan en snel opnieuw te gebruiken.
- In de klassieke Outlook gebruik je Snelonderdelen via het lint bij het opstellen van een e-mail: Invoegen > Snelonderdelen
- In de nieuwe Outlook (ook in Outlook op het web) gebruik je My Templates: Invoegen > Apps > My templates
Beide methodes helpen je om sneller en consistenter te werken.
Hoe doe je dit? (Klassieke versie)
1 Maak een nieuwe mail en zorg dat jouw cursor staat in het venster waar je de mail zal typen.
2 Schrijf jouw stukje tekst uit dat je wenst te bewaren.
(Kunnen verschillende alinea’s zijn die een geheel vormen, mag een opsomming of nummering zijn, mag opmaak bevatten, enz.)
3 Selecteer de tekst.
4 Ga naar het tabblad “Invoegen”, de groep “Tekst” en klik op “Snelonderdelen” > “Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen’.
5 Geef een duidelijke naam voor jouw stukje tekst waarom je dit gebruikt en klik op “Ok”.
Je hebt nu een bouwsteen gemaakt van jouw tekst.
Je kan eventueel ook opslaan onder “Autotekst” en je kan zelf categorieën aanmaken om jouw “bouwstenen” dat je bewaart wat meer de structureren.
6 Wens je nu jouw stukjes tekst te gebruiken, sta je met jouw cursor in de mail, ga je naar “Snelonderdelen” en zie je al jouw bewaarde stukjes staan. Klik op degene dat je wenst te gebruiken en begin maar te puzzelen.
OF typ de naam van het snelonderdeel en Outlook zal dit herkennen. Je zal de inhoud zien verschijnen bij het typen van het woord en je kan bevestigen met Enter.
Je kan met jouw rechtermuisknop klikken op een “bouwsteen” om de eigenschappen aan te passen zoals de naam en plaats, of via “Ordenen en verwijderen” krijg je een overzicht van al jouw bouwstenen.
Indien je een typfout maakte, moet je de verkeerde bouwsteen verwijderen en opnieuw instellen. Inhoud kan je nadien niet aanpassen.
Je kan de tip ook bekijken via mijn video.
Hoe doe je dit? (Nieuwe Outlook)
1 Maak een nieuwe mail.
2 Ga naar "Invoegen" > "Apps" > "My Templates"
Je verkrijgt een extra dialoogvenster aan de rechterkant.
Daar zie je enkele voorbeelden van Outlook zelf of indien reeds zelf gebruikt, ook jouw eigen templates.
Je kan over de templates gaan met jouw cursor en eventueel aanpassen of verwijderen met de icoontjes aan de rechterkant.
Klik op "+ sjabloon" om zelf een template aan te maken.
Geef dit een duidelijke titel en de bijhorende inhoud.
Bevestig met "Opslaan".
Hier kan je geen opmaak toevoegen zoals bij de snelonderdelen.
Wens je de templates te gebruiken, klik je op deze dat je wenst in te voegen. De inhoud komt in de mail te staan.
Waarom is dit handig?
- Je bespaart tijd bij het opstellen van e-mails.
- Je werkt consistenter en professioneler.
- Je vergeet geen belangrijke info in standaardantwoorden.
- Je kunt snel schakelen tussen verschillende types mails.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je krijgt vaak dezelfde vraag over inschrijvingen voor je workshops. In plaats van telkens opnieuw te typen, maak je een sjabloon aan in My Templates of een bouwsteen met Snelonderdelen, met het standaardantwoord. De volgende keer dat iemand die vraag stelt, open je een nieuwe mail, klik je op Mijn sjablonen of Snelonderdelen en voeg je het antwoord in. Klaar in 3 seconden.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.