Teamsgesprek markeren als taak ter opvolging
Herken je dit?
Je volgt gesprekken in verschillende Teams-kanalen en persoonlijke chats, en plots vraagt iemand jou iets op te volgen. Je denkt: “Dat moet ik niet vergeten!” Maar voor je het weet, is het bericht verdwenen tussen alle andere meldingen.
In Teams loopt er vaak heel wat communicatie door elkaar: van korte updates tot uitgebreide discussies. Soms ontstaat er uit zo’n gesprek een taak die jij moet uitvoeren, of wil je gewoon een reminder instellen om iets niet uit het oog te verliezen.
Gelukkig bestaan er een aantal methodes binnen Teams hoe je een gesprek voor jouzelf kan opvolgen. Eén ervan is dat je van een bericht in Teams heel eenvoudig een taak kan maken in Microsoft To Do of Planner. Zo centraliseer je je opvolging op één plek, met de mogelijkheid om een deadline, notities of herinnering toe te voegen. En het mooiste? De taak bevat automatisch een link naar het originele bericht, zodat je altijd snel terug kan naar de context.
De andere methodes zijn:
- een gesprek opslaan binnen Teams voor jouzelf of in het kanaal (link naar deze tip)
- een gesprek nauw opvolgen binnen Teams (link naar deze tip)
Hoe doe je dit?
1 Klik op de drie puntjes rechtsboven bij een gesprek (meer opties).
2 Klik op “Taak maken” (staat eventueel onder “Meer acties”).
3 Nu krijg je een dialoogvenster om jouw gesprek ergens binnen To Do of Planner op te slaan als taak. Standaard wordt de takenlijst van To Do voorgesteld (Tasks / Privétaken). Maar je kan de taak toewijzen aan een eigen gemaakte lijst uit To Do of aan een Planner waar jij lid van bent.
4 Stel eventueel nog andere zaken in zoals Prioriteit, Vervaldatum, extra notities, enz.
5 Klik op “Taak toevoegen”.
6 De taak verschijnt in de gekozen lijst.
7 Hier kan je de taak nog meer specifiëren.
Zorg dat je binnen MS 365 één centrale plaats hebt om al jouw taken te beheren.
Waarom is dit handig?
Je hoeft het gesprek niet meer op te zoeken in Teams: de taak bevat een directe link naar het bericht. Zo verlies je geen tijd en hou je overzicht.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel: je bent lid van het kanaal ‘Marketingcampagne Najaar’. In een gesprek vraagt een collega of jij de visuals voor de campagne wil afwerken tegen vrijdag. In plaats van dat bericht te markeren met een ‘vind ik leuk’ en het te proberen onthouden, maak je er meteen een taak van in To Do. Je stelt een deadline in, voegt een notitie toe (“check huisstijlregels”) en klaar.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.