Zo stel je Copilot-instructies in voor Outlook (schrijfstijl & toon)
Herken je dit?
Je gebruikt Copilot in Outlook om e-mails te schrijven of te herschrijven, maar het resultaat voelt niet helemaal juist.
- Te formeel of net te los;
- te lang, terwijl jij liever kort schrijft;
- niet echt in jouw “stem”;
- je moet bijna elke mail nog aanpassen.
Dan lijkt Copilot meer op een slimme assistent dan op iemand die je echt begrijpt. Dat komt vaak omdat Copilot te weinig context heeft over hoe jij communiceert.
Om dit op te lossen kan je in Outlook je Copilot extra instructies geven over jouw schrijfstijl, toon en voorkeuren. Die stel je één keer in en Copilot houdt daar daarna rekening met de instructies bij:
- nieuwe e-mails,
- herschrijven van bestaande mails,
- samenvattingen en voorstellen.
Hoe doe je dit?
1 Ga naar de instellingen van Outlook (het tandwiel rechtsboven in de titelbalk).
2 Ga naar het onderdeel "Copilot" - "Conceptinstructies".
3 Vul daar alle instructies in waar Copilot best rekening mee houdt als hij voor jou een mail moet uitwerken.
Denk hierbij aan:
- toon en stijl
- lengte en structuur
- aanspreking en afsluiting
- taal en context
- doel van je mails
Let op: Dit kan enkel in de nieuwe Outlook / Outlook online ingesteld worden.
Tip: Je hoeft die instructies niet zelf te bedenken.
Je kan Copilot vragen om je daarbij te helpen, op basis van hoe jij al schrijft.
Prompt: "Bekijk mijn recent verzonden e-mails en analyseer mijn schrijfstijl. Let op toon, lengte, aanspreking, woordgebruik en structuur. Stel op basis daarvan concrete Copilot-instructies voor die ik kan gebruiken in Outlook om e-mails in mijn stijl te laten schrijven."
Hierna krijg je een mooie analyse van je schrijfstijl op basis van toon, aanspreking, lengte, structuur, woordgebruik, enz.
Uiteraard bepaal jij wat je overneemt van instructies.
Waarom is dit handig?
- Je bespaart tijd door de verkregen mails niet te moeten herschrijven.
- Je communicatie wordt consistenter.
- Minder "AI-gevoel" in je mails.
- Je kan Copilot meteen juist inzetten per type mail.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: Jij opent altijd je mails met "Dag ...", ook zonder een komma. Copilot maakt constant je mails met "Beste mevrouw,". Stel dan in de instructies in dat je aanspreking altijd "dag + voornaam" is en geen leesteken erna moet verschijnen. Zo krijg je mails die naar jouw hand gevormd worden en sneller verzonden kunnen worden.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.