Laat Copilot je inbox mee beheren
Herken je dit?
Maandagochtend open je Outlook.
Je inbox staat vol met mails van vrijdagavond, het weekend en deze ochtend. Je weet niet goed waar te beginnen.
Vrijdag is het omgekeerd.
Je wilt afronden en met een gerust gevoel het weekend ingaan, maar er staan nog altijd mails open waarvan je niet zeker weet of er nog iets mee moet gebeuren.
In plaats van zelf elke mail te bekijken, kan je Copilot vragen om eerst het overzicht te maken.
Je kan dit uitvoeren met of zonder extra licentie van Copilot.
Hoe doe je dit?
1 Ga naar Outlook en open Copilot.
2 Zorg dat er geen mail toegevoegd is aan de chat. (Je kan de geselecteerde mail uit de chat verwijderen met een kruisje.)
3 Vraag hier om een overzicht te geven van jouw mailverkeer. Voorbeelden:
Op maandagochtend:
Analyseer mijn recente e-mails en geef:
- de belangrijkste onderwerpen
- acties die deze week aandacht vragen
- dringende opvolgingen
- een voorstel van prioriteiten voor de komende dagen
- een voorstel voor mijn top 5 van vandaag
Op vrijdag:
Bekijk mijn mails van deze week.
- Welke mails vereisen nog actie?
- Welke mails wachten op een antwoord van iemand anders?
- Welke mails zijn enkel ter informatie?
- Welke drie zaken moet ik vandaag nog afwerken?
OF
Verwerk mijn inbox van deze week:
- maak een overzicht van openstaande acties
- zet ze in volgorde van prioriteit
- stel voor de drie belangrijkste mails een antwoordvoorstel op.
4 Je krijgt een overzicht van jouw mails per onderdeel dat je gevraagd hebt.
5 Je kan de mails openen vanuit het overzicht om deze te bekijken en af te handelen.
Sterke werkwee-prompt
Ik wil mijn werkweek efficiënt organiseren. Analyseer mijn recente e-mails en geef:
- een overzicht van de belangrijkste onderwerpen
- openstaande acties
- mails die mijn aandacht vragen
- prioriteiten voor vandaag
- voorstellen voor opvolging
Deze prompt werkt zowel op maandag als op vrijdag.
Waarom is dit handig?
Copilot leest niet gewoon je mails.
Hij helpt je om sneller beslissingen te nemen:
- Wat verdient nu aandacht?
- Wat kan wachten?
- Wat is al afgehandeld?
- Waar wacht iemand nog op jouw reactie?
Daardoor besteed je minder tijd aan zoeken en meer tijd aan uitvoeren.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel dat je verantwoordelijk bent voor opleidingen.
Je hebt mails ontvangen van klanten, vragen over offertes, verplaatsingen van opleidingen en enkele administratieve opvolgingen. In plaats van alle mails opnieuw door te nemen, vraag je:
"Bekijk mijn mails van de afgelopen week. Maak een overzicht van alle opleidingen waarvoor nog een actie van mij verwacht wordt. Vermeld ook de deadline en stel een volgende stap voor."
Binnen enkele seconden krijg je een overzicht dat normaal gemakkelijk een kwartier of langer kost om zelf samen te stellen.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.