Gebruik metadata om documenten sneller terug te vinden
Herken je dit?
Je zoekt een document waarvan je weet dat het ergens in een diepe mappenstructuur staat. Je klikt… en klikt… en klikt…
Maar nog steeds geen idee waar het precies staat.
Veel organisaties groeien richting een wirwar van mappen, duplicaten en verschillende versies. En jij verliest tijd, elke dag opnieuw.
In plaats van eindeloos door mappen te klikken of te twijfelen waar je ooit iets hebt opgeslagen, kan je in SharePoint veel sneller werken door documenten te voorzien van metadata. Dat zijn labels die je aan bestanden toevoegt, zodat je ze kunt filteren zoals jij dat wilt.
Hoe doe je dit?
1 Ga naar je SharePoint-bibliotheek.
2 Klik op "Kolom toevoegen" en kies het type dat je nodig hebt:
- Tekst (vb. Klantnaam)
- Keuze (vb. Factuur / Contract / Offerte)
- Datum (vb. Goedgekeurd op)
3 Je krijgt nu extra kolommen om info over jouw document toe te voegen.
4 Vul deze kolommen in door te klikken op "Bewerken in rasterweergave".
Nu kan je filters gebruiken om snel te vinden wat je nodig hebt.
Of maak weergaven aan op basis van metadata.
Voorbeelden: “Per klant”, “Status: in bewerking”, “Marketingdocumenten”, enz.
Waarom is dit handig?
- Je filtert gewoon op het label dat je nodig hebt.
- Grote bibliotheken blijven overzichtelijk, zonder extra mappen.
- Documenten belanden minder snel op de verkeerde plek.
- Je organisatie werkt consistenter en sneller.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: Een klant van jou vraagt: “Kan je alle offertes van dit jaar even sturen?” In een klassieke mappenstructuur doorzoek je 12 maandmappen en verschillende submappen. In SharePoint met metadata? Je filtert op Type = Offerte en Jaar = 2026. Bam. Alles staat voor je klaar in 3 seconden.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.