SharePoint‑weergaven gebruiken: zo breng je snel structuur in je documenten
Herken je dat?
Je opent een SharePoint‑bibliotheek en het lijkt alsof alles door elkaar staat: honderd documenten, mappen binnen mappen, … en jij zoekt dat ene bestand dat je nu nodig hebt. Frustrerend en tijdrovend.
Gelukkig bestaat er een krachtige functie die meteen rust brengt: weergaven.
Met weergaven kijk je naar dezelfde bibliotheek, maar filter je alleen wat jij op dat moment nodig hebt.
Hoe doe je dit?
1 Ga naar de bibliotheek of lijst waar je een weergave wenst aan te maken om enkel items te zien dat jij vaak nodig hebt voor een bepaalde reden. Zorg dat je "Alle documenten" of "Alle items" te zien krijgt.
2 Filter, groepeer, verberg kolommen, enz. in de huidige weergave van de bibliotheek of lijst zodat je enkel verkrijgt wat jij wenst te zien.
3 Indien je de juiste weergave hebt, klik je rechts op het icoon voor de "Opties".
4 Klik op "Weergave opslaan als".
5 Geef een duidelijke naam voor jouw weergave en kies of je deze openbaar maakt (anderen gaan de weergave dan ook kan aanduiden) of enkel voor jouzelf houdt.
Naast "Alle documenten" verkrijg je alle weergaven die zelf zijn aangemaakt.
Zo kan je heel snel bepaalde documenten in één overzicht bij elkaar krijgen.
Wil je extra info toevoegen over jouw documenten om nog specifiekere weergaves te kunnen aanmaken? Stel dan metadata in.
Waarom is dit handig?
- Je creëert dynamische weergaven voor jezelf of je team.
- Je werkt veel sneller en gerichter.
- Je behoudt overzicht, zelfs in grote documentbibliotheken.
- Je verandert niets aan de structuur voor anderen, het is jouw persoonlijke kijk.
Voorbeeld uit het werkveld
Stel: je bereidt een overleg voor en hebt documenten nodig die de laatste weken zijn aangepast. In plaats van elk mapje te openen, gebruik je de weergave “Nieuw deze maand”. Met één klik zie je alle recente documenten, netjes gegroepeerd. Je bent klaar in enkele seconden, geen frustratie, geen zoekwerk.
Lukt het je niet om dit zelf uit te voeren?
Of nog meer vragen rond deze mogelijkheid?
Neem gerust contact op, YoCa helpt je graag verder.